合同管理风险提示

摘要

企业合同管理是全过程的、系统性的、动态性的。作为市场主体之间经济交往的主要载体,合同也因此成为企业经营风险的重要来源。在合同的签订、履约以及审查、监督和控制的过程中,企业都可能面临着因合同而产生的问题。

  企业合同管理是全过程的、系统性的、动态性的。作为市场主体之间经济交往的主要载体,合同也因此成为企业经营风险的重要来源。在合同的签订、履约以及审查、监督和控制的过程中,企业都可能面临着因合同而产生的问题。
    合同是市场主体自由谈判、以促进资源向更高价值转移的主要交易形式之一,是当事人双方为确认某种事实而达成的具有权利与义务内容的协议。如果说企业是市场经济的主体,那么合同就是市场主体之间相互联系的经济纽带。作为市场主体之间经济交往的主要载体,合同也因此成为企业经营风险的重要来源。在合同的签订、履约以及审查、监督和控制的过程中,企业都可能面临着因合同而产生的问题。
    合同签订阶段
    ●应当签订书面合同而没有签订。法律经济学依据交易所需要的时间,将社会经济活动中的交易区分为瞬间交易和缓期交易。缓期交易是一种承诺交易,即从承诺的做出到承诺的实现之间存在着一段完成承诺交易所需要的时间。对于缓期交易,市场主体必须通过书面合同的形式来确定双方的权利义务关系,以减少风险的发生。

    ●合同主体不当。合同当事人主体合格,是合同得以有效成立的前提条件之一。而合格主体的首要条件,应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的当事人。企业要防止两种合同主体不当的倾向:一是当事人错位,即虽然具有民事权利能力和民事行为能力,但不是合同当事人;二是虽然是合同当事人,但不具有这两种能力。
    ●合同文字不严谨,容易发生歧义和误解,导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效合同,应当体现双方的真实意思,而真实意思的体现必须要靠明晰的合同文字。可以说,合同必须讲究咬文嚼字。
    ●合同条款挂一漏万,即通常所说的合同不全面、不完整、有缺陷、有漏洞。合同中的常见漏洞往往是违约条款部分。详尽的违约责任条款能够帮助企业把对方将来从事机会主义行为的可能性降到最低程度,并且根据对方当事人的交易信誉以及对合同未来履行结果的预测,设计对自己有利同时又为对方所接受的“双赢”合同。
    ●违反法律法规签订无效合同。“通过强制履行承诺帮助人们实现他们的私人目标”是合同立法的目的。我国合同法第五十二条规定,违反法律、行政法规的强制性规定而签订的合同属于无效合同,而无效合同不受法律保护。例如,企业之间签订借贷合同或联营合同时设立的保底条款、担保合同中以政府机关作为保证人等,这些条款依法无效,也因此无法受到法律保护。
    ●直接引用境外合同文本。我国加入WTO后,有些企业起草合同时直接使用境外文本,但由于国情不同、语言文字不同,再加上翻译中可能带来的问题,直接使用的境外合同文本可能存在很多疑问。企业对于这些疑问不能回避,而是必须在合同上加以澄清,以弄清其含义并堵塞其漏洞。因此,即使是国际通用的合同文本,企业也不应简单地直接引用。

    合同履约阶段的问题

    ●应变更合同的没有书面变更或没有及时书面变更。合同变更是合同履约过程中经常发生的事情,包括合同内容变更和合同主体变更两种情形。企业可通过合同变更保障合同的更好履行以及一定目的得到实现,也在一定程度上相当于重新签订了合同。因此合同变更必须及时采取书面形式。
    ●应当发出的书函(会议纪要等)没有发。在合同履约过程中,及时发出必要的书函是企业合同动态管理的需要,本身也是履约的一种手段,企业自我保护的重要方式之一。但实践中这一点却往往被忽视,结果企业只能遭受损失。一般情况下,合同文本应把双方有关合同内容的洽商、变更等书面协议或文件视为合同的组成部分,企业必须同样给予足够重视。
    ●应签证确认的没有办理签证确认。履约过程中的签证是一种正常行为,但一些企业管理人员却对此并不重视。当因合同问题发生纠纷时,企业也因无法举证而败诉。这样的案例在建筑施工合同的施工变更中比较常见。

    ●诉讼时效内不及时行使诉讼权利。例如,被拖欠合同款的情况在石化、建筑等行业相对严重,有些欠款没有诉诸法律,但当企业起诉时却发现已超过了诉讼时效。超过诉讼时效等于权利人放弃了胜诉权。
    ●应当行使的权利没有行使。我国合同法赋予了合同当事人抗辩权,但实践中为数不少的企业却不会行使这项应当行使的权利。例如,在建设工程施工合同里,发包方不按合同约定支付工程进度款,施工方可以行使抗辩权停工,但很多情况下施工方人却担心单方面停工要承担违约责任,放弃行使抗辩权而去垫资施工,结果发包方的欠款数额越来越大,问题也愈加难以解决。
    合同审查、监督和控制过程中的问题
    ●合同管理思想落后。

    一些企业高级管理人员或者认识不到合同管理的重要性,或者对合同管理的全过程性、动态性和系统性认识不够,导致其在实际管理当中走弯路。

    ●企业规章制度不完善,合同签订权限不明。

    有的企业只是原则规定了各类合同如何签订,对合同管理等方面的规定却很少,可操作性不强。例如,一些集团企业的基层单位都有自己的合同专用章,签合同就是基层单位自己说了算,上级公司也很少对下级公司签订的合同进行审批。

    ●合同管理人员专业水平不高,法律意识不强。

    有的企业的合同管理员队伍建立时间比较短,工作经验不成熟;有的企业合同管理人员所学专业是理工类,没有法律专业的学习经历,他们对企业的生产经营比较了解,但是法律专业水平却不高、法律意识不强;一些合同管理人员甚至把合同管理工作简单等同于一般的档案管理工作,不重视合同条款审查,更谈不上资信调查、合同谈判、组织论证等管理内容。甚至一些企业仍然认为人情关系、市场优势等因素才是企业发展的关键,签合同只不过是走形式,审查条款、分析论证都成了多余的事。

    ●合同管理制度执行不力,监督力度弱,考核不严格。

    虽然有的企业制订了较为完备的合同管理规章制度,但却无法做到制度的严格落实;一些大型集团公司中,上级公司对下级公司不能经常性地监督、检查和考核,或者考核没有与薪金报酬等挂钩,从而缺乏必要的威慑力。

    ●管理手段落后导致合同管理效率低,信息传递不及时。

    在大型企业中,相关职能部门和不同级别层次的管理者都参与合同管理时,很容易出现审批环节繁多致使合同审批效率低的问题,一份合同的签订前的审查,常常要花上几个星期的时间。合同管理效率低可能使企业错过业务的良机,信息传递不及时则会使各部门之间沟通协调更加困难。

    总而言之,企业合同管理是全过程的、系统性的、动态性的。全过程是指合同管理要从合同的洽谈、草拟、签订、生效直至合同失效为止,企业不仅要重视合同签订前的管理,更要重视签订后的管理。系统性则要求公司内凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。成功的企业合同管理把合同的权利义务按职能分工分解到各部门,由各部门去履行属于自己职能范围的责任。只有这样系统性的安排下,合同管理才能真正落实。动态性要求企业注重履约全过程中的情况变化,特别是要掌握对公司不利的变化,及时对合同进行修改、变更、补充、中止或终止。企业切不可以为签了合同就万事大吉,要防止由于合同管理不善而遭受损失。
    合同管理同时也是一个复杂的、开放的领域,它随着宏观经济环境和法律环境的改变而不断变动。也正因为如此,合同管理具有公司法务人员对其进行持续研究的价值,以利于企业提升竞争能力和防范经营风险。

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